Entretiens avec les salariés : plus qu’une obligation, un réel outil RH !

La vie professionnelle est rythmée par un certain nombre d’entretiens individuels salariés. Certains d’entre eux sont obligatoires, d’autres facultatifs. Au-delà du cadre légal, les entretiens apportent une réelle valeur ajoutée à la politique RH de l’entreprise. Ils sont souvent vécus comme une contrainte, une démarche purement administrative, un passage obligé alors qu’en réalité c’est un vrai plus : un outil RH indispensable ! Ils permettent de clarifier la feuille de route (définir les objectifs), d’identifier les points d’amélioration (pour l’employeur comme pour le salarié) et de mettre en place des actions correctives. 

Les 4 entretiens obligatoires :
- entretien professionnel
- entretien pour les représentants du personnel
- entretien de forfait en jours
- entretien pour les salariés en télétravail

Les entretiens facultatifs :
- entretien de recrutement
- entretien de suivi de période d’essai
- entretien d’évaluation
- entretien de sortie

Les entretiens permettent de faire le bilan entre le salarié et le manager/RRH. La préparation des entretiens est une étape clé car elle permettra de faire de ces rendez-vous un réel moment d’échange et de partage. Cet échange privilégié permet de faire le point sur l’année écoulée et celle à venir.
Il est capital de mettre en confiance pour ouvrir le dialogue et ainsi aborder différents aspects (épanouissement, mal être au travail, ambitions, …).
L’aspect humain est une dimension importante durant l’entretien, ne la négligez pas !

Pourquoi organiser les entretiens ?
- se prémunir contre les sanctions pécuniaires
- évaluer les performances et le travail accompli
- suivre l’avancement des objectifs fixés et servir à la mise en place de la politique de rémunération (primes)
- avoir un véritable pilotage des RH, cartographie des compétences et des évolutions

En l’absence d’entretien, quels sont les risques encourus ?

Dans certains cas, des sanctions spécifiques sont prévues. Dans tous les cas, le salarié justifiant d’un préjudice peut obtenir des dommages et intérêts.

• Entretien professionnel :
  - entreprise supérieur/égal 50 salariés : abondement de 3 000 € sur le compte personnel de formation (CPF) de chaque salarié concerné (à défaut de versement spontané, montant doublé)
  - toutes les entreprises : dommages et intérêts¹
   
• Entretien de forfait jours
  - forfait annuel en jours non applicable, le cas échéant, demande de rappel d’heures supplémentaires. Dommages et intérêts.
   
• Entretien pour télétravail
  Dommages et intérêts.
   
• Entretien des représentants du personnel
  Dommages et intérêts.

Le fait d’écarter un salarié des entretiens habituellement réalisés dans l’entreprise peut constituer un élément laissant à penser l’existence d’une discrimination ou d’un harcèlement. Dans ce cas, il appartient à l’employeur de démontrer que sa décision est fondée sur des critères étrangers à tout discrimination / harcèlement.

Alerte : pour éviter ces risques, il est important de se constituer la preuve de la réalisation de ces entretiens et de la conserver

Peut-on regrouper les entretiens ?

Pour un même salarié, l’employeur peut avoir à organiser plusieurs entretiens (entretien professionnel, d’évaluation, forfait jours…).
L’entretien professionnel ne devant pas porter sur l’évaluation du travail du salarié², il ne faut pas le confondre avec l’entretien d’évaluation.

Hormis ce cas spécifique, il n’est pas interdit de regrouper d’autres entretiens, comme par exemple celui sur l’évaluation et le forfait jours.

Comment bien regrouper les entretiens ? 3 conseils :

En pratique il est conseillé à minima :
- dans la convocation du salarié, de mentionner les différents objets de l’entretien (forfait jours, télétravail, évaluation) ;
- lors du déroulement de l’entretien, de séparer les différents objets ;
- d’avoir des grilles d’entretien distincte pour chaque entretien

Pourquoi organiser l’entretien forfait jour ?
L’employeur a obligation de s’assurer régulièrement que la charge de travail du salarié soumis à une convention de forfait jours est raisonnable et permet une bonne répartition dans le temps de son travail. Les modalités de l’entretien doivent être précisées dans l’accord collectif. Si l’accord collectif ne prévoit rien, l’employeur doit organiser un entretien une fois par an.

Entretien pour le télétravail, pourquoi l’organiser ?
Le Code du travail impose d’organiser des entretiens pour les salariés qui sont en télétravail. L’entretien doit être réalisé une fois par an.

Entretien d’évaluation, pourquoi l’organiser ?
Le Code du travail n’impose pas de réaliser des entretiens d’évaluation. Toutefois certaines conventions collectives le prévoient. Il permet d’apprécier les qualités professionnelles et les performances du salarié. Mais également de détecter les besoins en formation des salariés.

Vous souhaitez en savoir plus, nous pouvons vous accompagner !
N’hésitez pas à en parler avec nos équipes SAFIGEC et/ou Zest Paie.
ZestPaie, filiale du Groupe SAFIGEC spécialisée en accompagnement RH et droit social vous accompagne. Contactez-nous 

^{1 Cass. Soc. 6 juillet 2016, n° 15 -18419
2 Article L 6315-1 du Code du travail}